En nuestra entrada 6 razones para implementar una intranet corporativa hablábamos sobre la importancia de implementar intranets dentro de las compañías como una forma de mejorar la eficiencia de los colaboradores y alcanzar el correcto cumplimiento de los objetivos. Sin embargo, para cumplir con esto es necesario contar con una intranet de buena calidad, que este optimizada, que ejecute actividades relevantes y sobre todo que funcione de manera productiva, pues es imposible conseguir productividad en una compañía si las herramientas con las que trabajamos para lograrlo no lo son.
Por lo anterior, en este articulo hablaremos puntualmente sobre las características que se deben tener en cuenta para poseer una buena intranet y para que esta sea realmente útil para una empresa, mejorando su productividad.
Conocer las necesidades de los usuarios : Cuando hablamos de usuarios nos referimos a los empleados de la compañía, pues finalmente son ellos quienes hacen uso de la intranet; es por esto importante que antes de desarrollarla se haga una completa investigación o consulta sobre las necesidades que ellos tienen con respecto a sus áreas de trabajo, de este modo poder agregar en el desarrollo y diseño de la intranet, secciones y herramientas realmente útiles que realmente simplifiquen sus actividades y se conviertan en una ayuda y no en un problema.
Es fundamental también saber que los colabores de cada área tiene necesidades diferentes y por ende no se debe pasar por alto a ningún sector de la empresa. Como resultado encontramos que si es fácil para los colaboradores de la compañía utilizar la plataforma y encuentran lo que buscan es mucho más probable que desempeñen su trabajo de una forma rápida y eficiente.
Una buena identidad visual y orden de los elementos pueden hacer la diferencia: La parte visual de cualquier plataforma siempre va a ser un factor importante para el buen funcionamiento, aunque no hablamos únicamente de la parte estética, sino también de la parte funcional, es importante que los usuarios tengan a la vista los elementos que necesitan, que los vean ordenados y como dijimos anteriormente que encuentren lo que buscan rápidamente, hay que evitar que se vea saturado y la adición de herramientas inútiles que confundan o no funcionen, por esto la importancia del punto anterior.
Para lograr esto es primordial aplicar un buen diseño UX, que tiene como función principal tres aspectos dentro de una plataforma, su usabilidad, que hace referencia a la capacidad de que el producto cumpla sus funciones sin problema; la accesibilidad, que indica que tan fácil es para el usuario entender el sistema y la interacción, que dice cómo percibe el usuario el producto y la experiencia que tuvo con él.
Agregar un directorio de empleados: No se sabe cuándo se vaya a necesitar una persona y esta no se encuentre fácilmente, ya sea porque no se tiene su información o el tamaño de la compañía lo dificulte. Contar con un directorio es de gran ayuda cuando un colaborador necesita a una persona de un área en específico y tal vez no la conoce, pues esta herramienta le puede facilitar ponerse en contacto con ella. Si se desea agregar el directorio es importante contar por lo menos con datos como nombre, teléfono, correo y cargo o área de trabajo. En otros casos se puede implementar un directorio en el que se identifiquen también las funciones de cada persona, para así ayudar a definir las labores de cada uno y evitar inconvenientes o trueques de labores.
Aplicar un motor de búsqueda para facilitar el acceso a la información: Como una intranet está planeada principalmente para el almacenamiento y distribución de información, es importante que sea sencillo encontrarla para no perder tiempo haciéndolo de manera manual, utilizar motores de búsqueda robustos y avanzados es ideal para que se puedan encontrar documentos por palabras clave, nombres o tags, y de este modo garantizar una búsqueda en menor tiempo.
Calendario que recuerde eventos próximos y cumpleaños: Es de gran ayuda que todos estén coordinados y preparados para posibles eventos tanto de la empresa en general como de los eventos de cada área, ya sean reuniones, congresos, capacitaciones, entre otras. Otro factor importante y que puede ser una forma de hacer sentir bien a los colaboradores es tener presente las fechas especiales y ofrecer una felicitación en ese día.
Formularios en línea: Gestionar algunos procesos sin necesidad de dirigirse al área de recursos humanos es una ventaja para los empleados, pues supone también un ahorro de tiempo significativo. Una pestaña de formularios en línea para solicitar vacaciones, permisos, aumentos, entre otras peticiones importantes para los empleados es una herramienta de gran relevancia.
Acceso desde dispositivos móviles: Si bien una intranet está diseñada para acceder únicamente desde los dispositivos de la empresa o dentro de ella, esto ha cambiado un poco, pues la aparición de los dispositivos móviles ha hecho surgir otras propuestas, como la posibilidad de acceder a las intranets desde ellos o por lo menos que los mensajes de correo y notificaciones puedan llegar a este, esto da la posibilidad de evitar atrasos en la recepción o respuesta de la información.
Seguimiento y mantenimiento: Como todo proyecto de software, una intranet también debe tener una fase de seguimiento, para identificar posibles fallas, errores y eliminar información irrelevante. Es posible hacerlo mediante un proceso de rastreo a los colaboradores que han usado la intranet donde se mire si su productividad ha aumentado y también donde se les consulte sobre sugerencias que pueden aportar para mejorarla y de esta manera garantizar la productividad de sus funciones.
Una Intranet productiva requiere de la implementación de varios procesos, así como de la planeación adecuada de su estructura, esto garantiza su buen funcionamiento, lo que a su vez lleva a un buen rendimiento por parte de los empleados y como consecuencia a una organización mucho más productiva.
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