La gestión de proyectos se refiere a la correcta ejecución de estos desde el momento de su planeación, para así asegurarse de que tanto el proceso como el proyecto en sí se realiza de forma correcta y alineado con los objetivos empresariales. Por ende, es necesario que se identifiquen o establezcan ciertas fases dentro de esta gestión, dentro de las cuales se ejecutan ciertas actividades, para así poder hacerlo de la manera más ordenada y sin olvidar u obviar ningún detalle.
Fases de gestión de un proyecto
En el proceso de gestión de un proyecto existen 5 fases muy importantes que no deben ser olvidadas; a continuación, veremos de que se trata cada una de ellas:
1. Análisis e inicio de proyecto
En esta fase se debe revisar la viabilidad del proyecto e identificar los posibles problemas que pueden presentarse en el camino, para así poder establecer las acciones que pueden aplicarse para mitigarlos. También en esta etapa se debe estudiar si la empresa realmente tiene la capacidad tanto económica como operativa para realizar el proyecto propuesto. Después de hecho esto y de encontrar que no existe mayores riesgos o problema, se puede proceder con la fase dos.
2. Planificación del proyecto
En esta etapa lo más importante es el detalle, esto quiere decir que se debe ser lo más específico posible en torno a las actividades, costos, personal, negociaciones y tiempo requerido para una ejecución satisfactoria del proyecto. Esto ayuda a los integrantes del equipo de trabajo a prepararse para las tareas que deben efectuar durante el tiempo que dure el proyecto y a que el proceso fluya con agilidad.
3. Ejecución del proyecto
Inmediatamente después de definir el plan a seguir para hacer realidad el proyecto se da inicio a la ejecución de las actividades planteadas, en este momento se le asigna a cada involucrado sus tareas para que estas comiencen a ser realizadas, para esto deben adaptarse a los tiempos establecidos en la etapa de planeación.
4. Seguimiento y control
Esta etapa puede empezarse un poco antes para que trabaje de forma paralela con la fase de ejecución, así poder identificar las actividades que se están desarrollando, detectar las fallas en ellas, realizar las correcciones de forma oportuna, adicionar otras actividades complementarias, controlar el cumplimiento de los tiempos, entre otras acciones necesarias para terminar de ejecutar el proyecto de forma satisfactoria.
5. Evaluación y cierre
Esta es la fase final y definitiva, donde se debe revisar que todo lo que se planeó en la fase inicial se realizó y cumplió de forma satisfactoria. También se pretende en esta etapa verificar que no existan faltantes o cabos sueltos que puedan afectar el resultado, para finalmente poder proceder a finalizar o cerrar el proyecto.
Como podemos ver, la gestión de un proyecto requiere de un paso a paso que debe mantenerse bajo control, contar con una participación activa del equipo de trabajo y mantenerse monitoreada para poder cumplir con los plazos establecidos al inicio. Allí nace la necesidad de implementar herramientas que le permitan al líder del proyecto o también conocido como project manager conocer como están funcionando los integrantes del equipo de trabajo en torno al cumplimiento de sus deberes dentro del proyecto.
Importancia y funciones de una herramienta de gestión de proyectos
Al hablar de herramientas de gestión de proyectos encontramos que existen diferentes tipos, donde destacan principalmente el software y las aplicaciones. Estos cumplen con diversas funciones dentro del marco de trabajo del proyecto como:
- Generar informes y gráficos.
- Compartir documentos.
- Realizar informes de manera colaborativa.
- Mostrar calendario de actividades y sus responsables.
- Gestionar diferentes proyectos de forma ordenada.
- Diagramas de cumplimiento y seguimiento, entre otras funciones.
Con un software o App de este tipo el líder del proyecto puede monitorear como está trabajando su equipo de trabajo, los avances que ha tenido, conocer de qué se están ocupando en cada momento y comparar con el plan para ver si están cumpliendo con el plan de trabajo. Estas herramientas pueden ser de gran ayuda al aplicarlas en conjunto con la división por fases del proyecto, pues así se aprovecha y optimiza de forma adecuada el tiempo y se distribuyen mejor las cargas de trabajo.
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