Las herramientas tecnológicas son cada vez más comunes y solicitadas por las compañías de diferentes sectores económicos, pues son sistemas que permiten la modernización de estas y de muchos de sus procesos esenciales. Encontramos por ejemplo plataformas como intranet y extranet que sirven en pocas palabras para almacenar y compartir información, mejorar la comunicación y agilizar procedimientos, entre otras características. Conoce cuáles son sus funciones, similitudes y diferencias para que descubras cual puedes implementar dentro de tu empresa según sus necesidades.
Una intranet es una red o sistema privado perteneciente a una organización determinada, en la cual es posible compartir información importante sobre ella y sus áreas de trabajo, por lo cual es una red a la que solo tienen acceso los empleados de dicha compañía dentro de la estructura de esta. Es una especie de sitio web interno en el que se puede hallar información importante y confidencial sobre la empresa.
El tipo de información que se puede compartir por medio de una intranet es muy amplio, pues prácticamente se puede todo lo que la empresa desee compartir, esto gracias a que la intranet puede ser integrada con otros sistemas informáticos de la compañía como el de gestión documental, el financiero o de mercadeo. Aunque no todos los colaboradores tienen acceso a todas las áreas, pues los permisos se dan por sectores. Este tipo de programa es de gran utilidad para la comunicación, pues a través de ellos es posible compartir anuncios, informar sobre eventos o proyectos.
Algunos de los beneficios de su implementación dentro de las compañías son:
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- Ahorrar recursos y tiempo desperdiciado en la búsqueda de información.
- Evitar el constante uso del correo electrónico entre los mismos empleados
- Mayor eficacia y productividad empresarial.
- Evitar que se dupliquen los archivos y no exista un orden establecido.
- Aumentar la rapidez y la eficiencia de la comunicación entre los colaboradores.
- Puede usarse como apoyo en los procesos de aprendizaje de los colaboradores.
Por otro lado, encontramos la extranet, esta se define como una red privada que utiliza la tecnología del internet para brindar acceso a ella a sus colaboradores y personas externas, con el fin de compartir información y algunas operaciones. Cuando hablamos de personas externas nos referimos a personas que tiene alguna relación con la compañía, pueden ser clientes, socios o proveedores, pues deben tener autorización para ingresar al sistema, lo que no lo hace disponible para el público en general y las hace contar con un mayor nivel de seguridad. El acceso también se divide por grupos, pues por ejemplos los proveedores y clientes solo pueden ingresar y conocer información que corresponda a su clasificación, haciendo que ambos tengan permisos diferentes.
Los beneficios que puede abarcar el uso de la extranet en una compañía son:
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- Comunicación eficiente con los clientes.
- Mejoramiento de las relaciones comerciales con proveedores y socios.
- Comunicación más efectiva entre las sedes de una empresa y organizaciones aliadas.
- Agilizar transacciones de información de manera segura.
- Permite realizar consultas en línea sobre los estados de pedidos o niveles de provisión de mercancía.
Como vemos la mayor similitud es el objetivo principal de ambas, pues su finalidad es la de almacenar y compartir información acerca de la empresa con diferentes personas, lo que nos lleva inmediatamente a encontrar la mayor diferencia que es el alcance, este se refiere al público a quien se le da acceso o con quien se comparte dicha información, pues mientras la intranet es muy privada y selectiva, la extranet es un poco más amplia y flexible. Otra de las similitudes es el control de ingreso que ambas poseen, puesto que las dos además de otorgar unos permisos para el ingreso a la herramienta también solicitan un usuario y una contraseña para realizar esta acción. Una de las diferencias es el nivel de seguridad, pues debido a que la extranet brinda acceso a personas externas de la compañía debe incluir un sistema de seguridad un poco más riguroso, esto a través de la dirección IP de cada persona con acceso a la plataforma, de este modo la herramienta solo recibe ingreso o mensajes que provengan de estas direcciones.
Para concluir es importante recalcar que la intranet y la extranet son herramientas que se pueden complementar, pues una extranet puede unir dos o más intranets que estén ubicadas en diferentes partes del mundo, pero que correspondan a la misma empresa para acceder a la información de manera conjunta y en tiempo real. Son herramientas de gran utilidad en las compañías por su versatilidad para compartir información, tanto con el público interno como externo, para el mejoramiento de procesos y sobre todo para tener una comunicación mucho más clara y fluida.
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