Toda compañía cuenta con diferentes dependencias o áreas de trabajo, las cuales se encargan en conjunto de mantener el buen funcionamiento de esta. Una de las áreas con mayor compromiso es la de recursos humanos, pues además de tener la responsabilidad de la contratación de los nuevos colaboradores, también debe velar por mantener un ambiente de trabajo mucho más ameno, además de otras funciones importantes. Debido a esto es de gran ayuda para el área contar con herramientas que puedan facilitar sus tareas diarias, evitando que se deban preocupar por papeleo y solicitudes que pueden ser fácilmente delegadas a programas informáticos.
Una intranet, como una excelente plataforma para la distribución de la información de manera interna, es la mejor aliada del área de recursos humanos ya que mejora principalmente la información que debe ser compartida por los encargados del área, así como que la obtención de ciertas solicitudes tenga un proceso mucho más veloz.
Encontramos así, que por medio de una intranet es posible para los colaboradores acceder a ciertas solicitudes sin necesidad de dirigirse personalmente al área, así como gestionar diferentes actividades y reportar novedades.
Por medio de una intranet enfocada a recursos humanos se pueden solicitar y acceder a:
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- Información sobre nuevas políticas de la empresa
- Noticias y eventos próximos
- Solicitud de vacaciones
- Certificaciones (laboral, maternidad y otros)
- Solicitudes de cambio de área
- Plantillas para solicitudes de permisos
- Manuales corporativos
- Participar en procesos de contratación internos
- Envío de memorandos
- Capacitaciones sobre seguridad en el trabajo
- Conocer la cantidad de horas extra acumuladas
- Descripción de cada puesto de trabajo y de sus funciones
Una intranet como aliada dentro del área no solo es útil para la gestión de los anteriores procedimientos que van dirigidos principalmente a los colaboradores pertenecientes a otras dependencias, sino que también es de gran ayuda para los empleados de la misma área como un soporte para manejar la información de nómina, seguridad social, planeación de actividades corporativas, almacenamiento de hojas de vida, manuales y una gran cantidad de información más relacionada con esta. Haciendo más fácil el acceso a la información y poniéndola a disposición de las personas autorizadas, además guardándola de una forma segura, evitando posibles filtraciones en áreas que no corresponden, gracias al ingreso que se puede dar por medio de usuarios y contraseñas asignadas específicamente para cada colaborador.
Otra de las ventajas de este tipo de sistemas en el departamento de recursos humanos es el ahorro de tiempo que se genera principalmente a la hora de solicitar documentación y formularios, ya que es posible hacerlo desde el puesto de trabajo de cada colaborador y obteniendo respuesta en un periodo de tiempo mucho más corto de lo que se logra de forma física, principalmente en las compañías de gran tamaño; ya que es posible generar automáticamente esta documentación.
En conclusión, una intranet es una herramienta ideal para esta área, pues facilita en gran medida las operaciones que en esta se realizan, mejoran el acceso a la información importante sobre cada colaborador y además permiten regular la transparencia de las certificaciones que el área entrega, pues en ocasiones son alteradas para obtener beneficios por fuera de la compañía.
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