En ocasiones las empresas deben tomar medidas extremas para poder mejorar su situación, como por ejemplo en el caso de un descenso económico, en donde es primordial empezar a tomar acciones que puedan dar solución a este inconveniente, una de estas opciones es implementar estrategias para reducir los gastos que la empresa realiza.
La reducción de gastos debe distinguirse de la reducción de costos, que a pesar de parecer sinónimos tienen una diferencia, pues los costos son salidas de dinero que la empresa debe realizar como una necesidad para la producción de los productos o la ejecución de un servicio, mientras que los gastos son salidas de dinero que si ben se relacionan con la distribución del producto o el funcionamiento de la empresa, no está relacionado con el dinero necesario para el proceso de producción o mano de obra.
Teniendo claro lo anterior y sabiendo que la reducción de gastos no tiene por qué afectar la producción ni la calidad de un producto o servicio, es importante también conocer que este tipo de reducciones requiere de un análisis en el que se determinen rubros de los que se tenga total control y que puedan ser reducidos sin afectar la empresa ni su rendimiento. Otro consejo es implementar este tipo de estrategia permanentemente y no llegar al caso de esperar la crisis para ejecutarlas.
A continuación, presentaremos algunas estrategias que se pueden implementar en una empresa con el fin de reducir gastos y así mejorar la rentabilidad de una empresa:
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- Realizar un análisis exhaustivo de las condiciones de la empresa, de sus gastos mensuales e identificar los incrementos o disminuciones que se hayan dado con respecto a periodos anteriores. Después de analizar porque sucedieron estos incrementos o disminuciones se debe tratar en lo posible de replicar las acciones que dieron reducciones y solucionar también en lo posible las que generaron aumentos en los gastos.
- Es importante también revisar los gastos de cada área y para evitar desperdicio de recursos que cada encargado justifique claramente la necesidad de realizar algún gasto y eliminar aquellos en los que la justificación no tenga un peso en la operación de la empresa ni el bienestar de los empleados. Así como establecer un presupuesto para cada área en base a sus necesidades y teniendo en cuenta posibles imprevistos.
- Reducir los gastos innecesarios en el uso de implementos de oficina como papelería, tinta, carpetas o sobres; tratar de usarlos solo en casos de verdadera necesidad, realizar acciones como mejorar el sistema de facturación a través de la facturación electrónica, cambiar la impresión de grandes cantidades de papel para luego guardar en un gran archivo, por almacenamiento de la información en un software o en la nube o reducir la impresión de informes y compartirlos por medio de correo electrónico.
- Tecnología en diferentes áreas de la empresa, esto a través de la implementación de plataformas de automatización de procesos, medios de comunicación como redes sociales o correo electrónico o el almacenamiento en la nube; pueden suponer una reducción de gastos en personal, mercadeo y publicidad, comunicación telefónica, impresión y almacenamiento de archivo respectivamente.
- Mejorar y renovar la gestión de compras o negociaciones con proveedores: esto es muy común principalmente para empresas que fabrican o comercializan productos, en donde se realizan negociaciones en las que por la compra de grandes cantidades de insumos los proveedores pueden ofrecer precios más bajos, también por pagos anticipados o cotizando con varios proveedores y seleccionando el que dé buenos beneficios a precios bajos.
- Analizar las estrategias empleadas en la empresa en las diferentes áreas y observar su viabilidad, para esto tener en cuenta las estrategias que se lleven implementando hace mucho tiempo y que no estén dando los resultados esperados, pudiendo así mirar si lo mejor es dejar de implementarla, como por ejemplo estrategias de distribución en cierto sector, un producto determinado o incluso cargos que realmente no ejecutan labores importantes o necesarias para la compañía.
Finalmente, se puede realizar una alianza o pacto con los empleados en los que se les retribuya de alguna forma su aporte en la reducción de gastos dentro de la empresa, teniendo en cuenta que nunca se debe hacer esto en el área de producción, ya que con el afán de ganarse las retribuciones muchos empleados pueden incurrir en faltas graves que afecten la calidad de los productos o servicios, como adquirir suministros de menor calidad, contratar operarios sin experiencia en el área o poco capacitados.
Recuerda que la implementación de un software es también una buena forma de reducir gastos en una empresa, pues este puede ayudar en la ejecución de ciertas tareas rutinarias, reducir la cantidad de procesos en áreas determinadas e incluso algunos pueden reemplazar el cargo de una persona. Así que si deseas implementarlo ahora, no dudes en contactarnos.
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