SISTEMAS ESPECIALIZADOS PARA LA GESTIÓN DEL CONTENIDO CORPORATIVO ECM

La implementación de un sistema de gestión documental traslada el proceso de gestión tradicional hacia las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC’s). Con el objetivo de mejorar la administración de toda aquella información física, permitiendo centralizarla y ponerla a disposición de la organización en el momento justo en que la necesite, sin importar el lugar donde se encuentre la persona que la requiera. Además de garantizar su seguridad, impacta positivamente en la reducción de costos de la empresa y ayuda a conservar el medio ambiente.


1.INCREMENTO EN LA SEGURIDAD



Incrementa la seguridad de acceso a los documentos, dado que se pueden crear varios tipos de perfiles, los cuales delimitan el alcance que tienen los usuarios sobre los mismos, si pueden ser visualizados o no por alguien o un grupo en particular e incluye también control de permisos como son los de modificación, o sólo lectura.


2. CONSERVAR TODA LA INFORMACIÓN



Al almacenar la información de manera digital esta podrá permanecer intacta a lo largo del tiempo, ya que evita el extravío de la misma.


3. AGILIDAD Y EFICIENCIA



Optimiza los procesos organizacionales generando tiempos de respuesta más cortos y acelerando el flujo de trabajo.


4. ACCESO REMOTO A LA INFORMACIÓN



La información estará disponible en todo momento y desde cualquier lugar, dado que estará almacenada de forma digital distribuyéndose a través de la red de su empresa.


5. REDUCCIÓN DE COSTOS



Reduce los costos operacionales de energía, papel y tinta al minimizar impresiones y fotocopias; de gastos de envíos y despachos puesto que la información puede estar en línea; de espacios para almacenar al remplazar varios medios físicos por electrónicos.

Caso de Éxito:
VALORAR

Para Valorar el Proyecto de Gestión Documental arrojó los siguientes beneficios:


  • Establecer un orden que genere procesos oficiales, mediante los cuales se filtre toda la información que se manipula en la compañía.
  • Introducir una herramienta virtual que nos permita hacer consulta efectiva de la información desde cualquier lugar.
  • La clasificación de la información y el montaje de un centro documental que se encargue de orientar los procesos de archivo, apoyados 100% en la Herramienta obtenida mediante el Proyecto CAD (Alfresco).
  • Aseguramiento de la información y protección de la misma, mediante su almacenamiento en nube y posibilidad de limitar el acceso a ella para los usuarios, permitiéndoles solo consultar lo necesario de acuerdo a sus funciones.
"El acompañamiento brindado por GlobalBit Fue muy bueno, pues siempre se contó con la disposición y disponibilidad de los Ingenieros, se recibieron respuestas oportunas a los requerimientos, acompañamiento durante el proceso de montaje, corrección, retroalimentación, introducción al proyecto e inicio de la ejecución. Claridad en las capacitaciones."

Directora Proyecto CAD.

 

Integra en un solo sistema la gestión de la información de tu empresa


Un gestor documental estandariza los procedimientos para ejecutar las tareas a nivel de comunicación en tu empresa, incrementando el retorno sobre la Inversión ya que permite cuantificar los resultados de dichas actividades mejorando la productividad.


¿Necesitas un sistema de gestión documental?


En calidad de titular, autorizo a GLOBALBIT S.A.S., para que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, de tratamiento a los datos personales expuestos conforme a la política de tratamiento de datos personales, adoptada por la sociedad.
 
¿Tienes alguna pregunta? eloisa.arcos@globalbit.co
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