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Conoce más sobre el software de gestión documental.

El almacenamiento de la documentación en una compañía es una labor importante, ya que estos son los que cuentan la historia tanto de los aciertos como de los errores cometidos por la empresa, de las ventas, los negocios, y de las personas que han colaborado en esta; de tal manera que es importante mantenerlos disponibles ante cualquier eventualidad y a manera de consulta. Por esta razón la tecnología da la posibilidad de conservar los archivos organizados y en buenas condiciones mediante el software de gestión documental.

La gestión documental es el sistema de normas técnicas y prácticas encargado de almacenar, organizar y recuperar documentos dentro de una empresa tales como: contratos, facturas, documentos contables, información legal, hojas de vida, entre otros. El proceso para guardar este tipo de archivos puede ser tedioso, ya que muchas empresas tienen una cantidad enorme de documentos y muchas veces incluso puede ser difícil encontrar uno de ellos.

El software de gestión documental es una herramienta que permite almacenar, clasificar y organizar los documentos de las empresas y agruparlos en un sistema para que sean manipulados de una forma sencilla y sin presentar riesgos de pérdida o destrucción. Esta herramienta permite guardar los archivos en formatos completamente digitales, por lo que después de adquirido el software la empresa debe realizar un trabajo de digitalización de los documentos que están impresos.

Este tipo de software brinda un gran aporte al medio ambiente, ya que reduce el uso de papel dentro de las compañías, pues al implementarlo es mínima la cantidad de documentos que requiere ser impresa o copiada, lo que representa también un ahorro económico.

De igual manera esta herramienta es ideal para cualquier tipo de empresa, ya que la mayoría de las compañías genera documentos a diario, no importa el sector económico en que se encuentre o su tamaño.

Este software presta diferentes funciones muy útiles a la hora de almacenar la información de las compañías, entre ellas:

  • Realizar búsquedas inteligentes, ya sea por medio de la fecha, nombre de remitente o destinatario, número de radicado, entre otros.
  • Crear documentos online.
  • Visualizar las personas responsables, fechas de entrega y de vencimiento.
  • Compartir, permitir y restringir el acceso de ciertas personas a los documentos o a la herramienta en general.
  • Generar números de radicado.
  • Conocer la ubicación de los archivos físicos que existan.
  • Conocer si algún colaborador o usuario ha modificado un documento.
  • Generación de facturas electrónicas, las cuales quedan guardadas automáticamente en el sistema.
  • Exportación de documentos en diferentes formatos.
  • Incluir la firma digital.
La disponibilidad de estas funciones es variable y se pueden añadir o eliminar según los requerimientos que cada empresa tenga a la hora de adquirirlo, esta opción va muy ligada a la cantidad y tipo de documentos que se manejen en cada compañía, así como a los procedimientos que se necesiten ejecutar con el sistema.

Como vemos el software de gestión documental es una herramienta de gran utilidad para las empresas, ya que implican un significativo ahorro de tiempo y espacio, además de que puede ser a futuro la solución para acabar con el uso de papel dentro de las organizaciones.

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