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El rol de los ERP en la gestión empresarial

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se remontan a los tiempos de la Segunda Guerra Mundial como insumos para controlar procesos logísticos de producción. Contrario a los complejos ERP que hoy conocemos, esta tecnología inició a implementarse en paralelo a los primeros procesadores que se fabricaron entre 1939 y 1945 para cumplir funciones de sistematización al interior del ejército de Estados Unidos en plena beligerancia. Desde ese momento, empezó un lento desarrollo hasta su popularización en las esferas empresariales que entonces demandaban tecnologías para soportar procesos que implicaba invertir gran cantidad de tiempo y recursos.

Más allá de la historia, los actuales sistemas de planificación de recursos tienen el principal objetivo de sistematizar y automatizar gran parte de las prácticas internas en torno a la gestión de actividades, producciones y operaciones que se desarrollan en las empresas, garantizando un correcto control de las áreas funcionales: recursos humanos, mercadeo y ventas, producción, logística, finanzas, etc. En ese sentido, un ERP prepara a las organizaciones para desarrollar estrategias internas frente a los retos y demandas futuras al corto, mediano y largo plazo. A continuación, presentamos las características más importantes de los sistemas de planificación de recursos (ERP).

Integralidad

Detrás de estos sistemas existe una noción que establece algunos principios y mecanismos: la unificación e integración organizada de los insumos empresariales para su disposición eficiente ante empresarios y colaboradores. En ese sentido, toda la información dispuesta en estos sistemas guarda correspondencia entre sí para eliminar de raíz la dispersión y la fragmentación de trabajo en las empresas. Un ejemplo del rasgo de integralidad podemos observarlo cuando un consumidor solicita determinado producto a una empresa, hecho que desencadena el proceso de producción de la orden, pasando después por un respectivo monitoreo de fabricación y también por un control de existencias, hasta ser distribuido al usuario final. Un ERP permite el control efectivo de todas estas fases mencionadas.

Planificación de escenarios futuros

Una de las mayores ventajas de la tecnología ERP es su capacidad de planear y configurar situaciones futuras en las que se puede encontrar una organización. Esta planeación de escenarios tiene el propósito de identificar las variables y los factores más importantes que impactarán de forma relevante a operaciones y recursos en el futuro próximo. En ese punto, un ERP fomenta la creación de escenarios descriptivos que servirán para optimizar la toma de decisiones futura entre los gerentes de las empresas.

Optimización interna

Sin la existencia de los sistemas de planificación de recursos (ERP), las empresas estarían dominadas por el caos y la desesperanza en cada área de trabajo: todas las operaciones se realizarían de forma manual. Por esa razón, se trata de una importante tecnología que permite a los colaboradores desempeñar sus funciones sin necesidad de invertir demasiado tiempo. Pero implementar esta dinámica de trabajo implica no solo el incremento de eficiencia, sino el ahorro de recursos y la erradicación de posibles fallas operacionales que pueden sobresalir de forma súbita.

Capacidad de reporte constante

Gracias a la implementación de sistemas para la planificación de recursos, resulta posible distribuir cifras y reportes de una forma eficiente. La generación de informes será una actividad por desempeñar sin mayor complejidad en su recolección, tratamiento e interpretación. A través de diversas herramientas avanzadas, los sistemas ERP pueden clasificar, seleccionar, procesar e interpretar información relevante en función de las particularidades de cada área funcional de la empresa. Por esa razón, el reporting permite gestionar de forma óptima toda la información que se genera a diario para permitir aprovecharla en su totalidad.

Funciones modulares

Las características de módulo permiten a los usuarios seleccionar los segmentos o registros más relevantes de una determinada área de trabajo, permitiendo dar relevancia a unas actividades sobre otras. Así mismo, un ERP basado en módulos permite crear las estructuras modulares que sean necesarios para cubrir todas las actividades importantes en una empresa, posibilitando personalizaciones según el trabajo que los colaboradores o empresarios deban desempeñar. También es posible encontrar entidades o empresas con pocos departamentos o áreas, lo cual implica la implementación de un sistema ERP con los módulos necesarios para su estructura interna.

Las empresas y negocios han resaltado la necesidad de utilizar soluciones tecnológicas para incrementar sus niveles de competitividad y eficiencia, razón que posiciona a los ERP como insumos imprescindibles para el acompañamiento continuo a cada una de las actividades empresariales. Más allá de ser instrumentos o herramientas de trabajo, los sistemas ERP son piezas claves en la creación de estrategias que conduzcan a incrementar el rendimiento interno y externo de las empresas, brindando soporte tecnológico en todas las fases de trabajo.

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